KPI ใช้ได้จริงหรือแค่ขำๆ

KPI หรือตัวชี้วัด คืออะไร ใช้งานยังไงให้เหมาะสม

 

สวัสดีครับ

ผมอ้วนกลมครับ วันนี้ผมมีเรื่องของ KPI จะมาแชร์ครับ

เมื่ออาทิตย์ที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสนั่งคุยกับ HR ท่านหนึ่งครับ ขอสมมุติชื่อว่า คุณเอนะครับ ในเรื่องประเด็นของการฝึกอบรม (Training) ให้กับพนักงาน เพื่อเพิ่มทักษะของพนักงาน สำหรับการประเมินผลงาน ทักษะ ความเชี่ยวชาญต่างๆ เพื่อประเมินผลการทำงานสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง เลื่อนเงินเดือน

ประเด็นที่น่าสนใจที่เราได้พูดคุยกันคือ ก่อนการเทรนนิ่ง เราต้องเตรียมอะไรบ้าง คุณเอกล่าวว่า ก่อนการจัดเตรียมหลักสูตรต่างๆ เพื่อพัฒนาพนักงาน เราจำเป็นต้องทำตัวชี้วัดของแต่ละตำแหน่งเสียก่อน หลังจากนั้น ให้น้ำหนักกับตัวชี้วัดเหล่านั้นว่าเรื่องไหนสำคัญที่สุด จนถึงสำคัญน้อยที่สุด หลังจากนั้นเราอยากได้อะไรเพื่อให้ตอบสนองต่อตัวประเมินเหล่านี้ จึงมาตั้งหลักสูตรการพัฒนากันต่อไป เพื่อพัฒนาพนักงานให้ตรงตามความต้องการของตำแหน่ง ของงาน และขององค์กรที่สุด

 

kpi ที่ใช้ในการประเมินผลงานของพนักงานในองค์กรที่เหมาะสม

 

สิ่งที่น่าสนใจที่เราได้คุยกันคือ ตัวชี้วัด และน้ำหนัก นี่แหละครับ คุณเอได้กล่าวไว้อย่างน่าสนใจว่า เขาเคยไปอ่านบทความเกี่ยวกับ KPI หลายแห่ง มีหลายบทความที่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับ KPI เนื่องจากมองว่า KPI ไม่สามารถนำมาใช้ได้จริง และเป็นเรื่องของคนโง่ที่เชื่อตัวเลขเหล่านั้น เมื่อก่อนคุณเอก็เคยคิดเช่นนั้น แต่ปัจจุบันไม่ใช่ คุณเอมองว่า การที่ KPI ไม่สามารถใช้งานได้จริง เป็นเพราะองค์กรตั้ง KPI ที่ไม่ตรงกับสิ่งที่เป็นจริงหรือไม่ ยกตัวอย่างเช่น พนักงานขับรถผู้บริหาร คุณเอบอกว่า KPI ถ้าเราตั้ง KPI ว่า 1. จะต้องถึงอย่างรวดเร็ว 2. จะต้องถึงตรงเวลา แต่เงื่อนไขในความเป็นจริง ทำเช่นนั้นได้จริงแน่หรือ เช่น ถนนในกรุงเทพฯรถติดอย่างไรเราก็รู้ๆ กันอยู่ แค่ข้อนี้ข้อเดียว KPI ทั้งสองตัวก็ไม่ผ่านแล้ว แล้วยังมีเรื่องของความสมบูรณ์ของถนน เป็นหลุมเป็นบ่อหรือไม่ ทำให้การขับรถด้วยความรวดเร็วเพื่อให้ถึงที่หมายในกำหนดเวลาเป็นไปได้จริง หรือเปล่า แล้วความปลอดภัยของผู้บริหารล่ะ ทำอย่างไร จากตัวอย่างที่กล่าวไปแล้ว จะพบว่า KPI ของตำแหน่งนี้ยังไม่ละเอียดรอบคอบและยังไม่สะท้อนถึงความเป็นจริงพอ ทำให้ไม่สามารถประเมินผลพนักงานได้อย่างถูกต้อง … เช่นนั้นแล้ว เราควรทำอย่างไรล่ะ?

สิ่งที่เราต้องมาคิดก่อนเลยก็คือ ตำแหน่งงานและลักษณะงานของตำแหน่งนั้นๆ เรื่องเหล่านี้จะต้องชัดเจน เนื่องจากเมื่อเรากำหนดได้ชัดเจน เราจะสามารถกำหนดคุณสมบัติ ทักษะของตำแหน่งงานนั้นๆ ได้ ผมขอยกตัวอย่างคนขับรถผู้บริหารก็แล้วกันครับ ลักษณะงานของเขาจะต้องส่งผู้บริหารได้อย่าง ปลอดภัย รวดเร็ว ทันเวลา จะต้องเป็นคนสุภาพ รู้จักกาลเทศะ

ลำดับต่อมา เรานำเอาคุณสมบัติ ทักษะ ลักษณะงานเหล่านั้น มาแปลงเป็นตัวชี้วัด ตัวชี้วัดจะต้องตอบโจทย์ รอบคอบ รอบด้าน ไร้อคติ และสะท้อนถึงความเป็นจริงของการทำงาน การตั้งตัวชี้วัดไว้สูงเพื่อหวังให้พนักงานพัฒนาคุณภาพตัวเองตามตัวชี้วัด นั้น มีแต่จะทำให้พนักงานลาออกเสียเปล่าๆ เพราะการทำงานของพนักงานไม่ใช่เพียงแค่ตัวพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน ความพร้อมของอุปกรณ์สำนักงาน เพื่อนร่วมงาน และที่สำคัญที่สุด อยู่ที่้หัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชา เกี่ยวอย่างไร? หลายที่ หัวหน้า ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร มักโยนงานที่นอกเหนือจากหน้าที่เรามาให้ทำเพิ่ม สิ่งเหล่านี้ ทำให้ลดทอนคุณภาพและปริมาณงานที่พนักงานคนนั้นๆ จะทำได้ตามหน้าที่ของตนเอง ซึ่งสิ่งทั้งหลายเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อคุณภาพและปริมาณงานที่พนักงานจะทำได้ ทั้งสิ้น สำหรับตัวชี้วัดของพนักงานขับรถก็จะมี รวดเร็ว ขับรถปลอดภัย ทันเวลา สุภาพ รู้จักกาลเทศะ

ลำดับสุดท้าย น้ำหนัก ไม่ใช่น้ำหนักตัวนะครับ แต่ผมกำลังหมายถึงน้ำหนักของตัวชี้วัดเหล่านนั้นว่า เราจะให้ความสำคัญกับตัวชี้วัดใดมากหรือน้อย ยกตัวอย่างคนขับรถคนเดิม ผมสมมุติให้ตัวชี้วัดมีน้ำหนักดังนี้

  • ความปลอดภัย 0.4
  • ความรวดเร็ว 0.1
  • ทันเวลา 0.1
  • สุภาพ 0.2
  • รู้จักกาลเทศะ 0.2

จากตัวอย่าง จะเห็นได้ว่า ผมให้น้ำหนัก กับความปลอดภัย กับผู้บริหารสูงสุด ทั้งนี้ ไม่ว่าคุณจะขับรถดีขนาดไหน สุภาพมากจนไม่พูด แต่ถ้าพอขับรถถึงที่หมายแล้ว ผู้บริหารเอาแต่อาเจียนจนหมดแรง เนื่องจากขับรถฉวัดเฉวียน ก็คงไม่ไหวเหมือนกัน หรือพนักงานดีทุกอย่าง แต่เก็บความลับไม่เป็น เอาเรื่องที่เจ้านายพูดในรถไปแพร่งพราย นั่นก็คงไม่ไหว อย่างไรก็ดี สิ่งเหล่านี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร

จบขั้นตอนนี้แล้ว เราก็มากำหนดเรื่องที่เรา จะประเมิน ตามตัวชี้วัดหัวข้อต่างๆ ที่เราได้กำหนดไว้ เพื่อให้น้ำหนักออกมาเป็นคะแนนสำหรับการประเมินอีกครั้ง ซึ่งการประเมินก็มีได้ทั้ง หัวหน้างานประเมิน พนักงานประเมินตัวเอง และทั้งหัวหน้างานและพนักงานประเมินตัวเอง

ดังนั้นแล้ว เราจะเห็นว่า การประเมินพนักงาน และการจัดทำ KPI นั้นไม่ได้ยากเลย แต่ต้องตรงจุดและถูกประเด็นเท่านั้น จึงจะสามารถใช้งานได้จริง อย่างไรเสียก็หวังว่า บทความนี้จะทำให้การมองเกี่ยวกับ KPI ที่หลายๆ คนมองว่าใช้ไม่ได้ จะสามารถทำให้คนเหล่านั้นใช้มันได้ครับ

Admin อ้วนกลม

ติดตามผมได้ที่อีกที่ ที่เฟสบุ้คแฟนเพจ https://www.facebook.com/ezyhr/  ครับ

การจัดกิจกรรมในการพัฒนาบุคลากร

นอกจากการอบรมแล้ว ผู้ที่รับผิดชอบการจัดการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาพนักงานในองค์กร ทั้งหลายเคยกำหนดกิจกรรมในการ พัฒนาบุคลากร ภายในองค์กรของท่านหรือไม่ว่าเราจะสนับสนุนการ พัฒนาบุคลากร ในองค์กรด้วยวิธีใดบ้าง

หากวัตถุประสงค์ของการ พัฒนาบุคลากร มาจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างานแน่นอนที่สุด ผู้บังคับบัญชาก็ต้องมีส่วนร่วมหรือดำเนินการเอง

ในด้านกิจกรรมเพื่อการพัฒนานั้นเราจะแบ่งออกเป็น 4 ประเภท

พัฒนาบุคลากร

หากองค์กรของท่านยังแบ่งประเภทไม่ชัดเจนสามารถนำไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรของท่านได้

1. กิจกรรมทางการบริหาร เป็นเรื่องของผู้บังคับบัญชาจะต้องเป็นผู้ดำเนินการ ได้แก่

  • การมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานแทนกันได้(ควรใช้ในหน่วยงานที่มีบุคลากรไม่มากนัก)
  • แบ่งความรับผิดชอบของแต่ละคนให้ชัดเจนและ แบ่งงานที่ไม่ยากนักให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้มีโอกาสได้รับผิดชอบตัดสินใจบ้าง เพื่อสร้างความภาคภูมิใจให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
  • มอบหมายให้ทำงานโครงการพิเศษเพื่อพัฒนาศักยภาพเพิ่มเติมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาข้อดีที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาได้เห็นทักษะในการบริหาร (Managerial Skill) ของผู้ได้รับมอบหมายว่า จะสามารถควบคุมเวลาได้หรือไม่ รู้จักกระจายงานเป็นหรือเปล่า
  • Understudy จากผู้ที่ทำงานชิ้นนั้นอยู่เดิม เพื่อที่จะให้สามารถ ทำแทนกันได้
  • Rotation คือ การสับเปลี่ยนหมุนเวียนงาน มีลักษณะ คือ
  1. การเปลี่ยนงานกัน โดยเปลี่ยนลักษณะงาน (Job Rotation)
  2. การเปลี่ยนงานกัน โดยเปลี่ยนสถานที่ทำงาน (Location Rotation)

2. กิจกรรมทางด้านการฝึกอบรม เป็นกิจกรรมที่องค์กรมอบหมายให้หน่วยงาน หรือกลุ่มบุคลากรรับผิดชอบดำเนินการ อาทิเช่น

  • การจัดฝึกอบรมเองภายในองค์กร (In house training) เป็นการจัดฝึกอบรมให้บุคลากรภายในองค์กรได้เข้าอบรมพร้อมๆ กันทีละจำนวนมากๆ (Class room training) โดยดำเนินการตามขั้นตอนในการจัดโครงการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาบุคลากร โดยมีหลักสูตรฝึกอบรมที่่เหมาะสมกับเป้าหมายขององค์กรนั้นๆ
  • การส่งบุคลากรไปอบรมภายนอกองค์กร
  • การจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop)มักเป็นการยกปัญหาที่มีอยู่มาให้ศึกษาหรือทดลองปฏิบัติและอาจใช้เป็นแนวปฏิบัติหลังการประชุมฯ
  • ดูงาน เป็นการไปขอฟังการบรรยายสรุปถึงลักษณะการจัดระบบงาน และวิธีการปฏิบัติงานจริงของหน่วยงานอื่นๆ ที่สนใจศึกษา ณ ที่ตั้งของหน่วยงานนั้น
  • การฝึกอบรมในขณะปฏิบัติงานจริงอื่น ๆ ดังที่เรียกว่า การฝึกอบรมในที่ทำการปกติหรือ On the job training ได้แก่

-.การสอนแนะหรือการให้คำปรึกษา (Coaching/Counseling)

หมายถึงการที่ผู้บังคับบัญชา ควบคุมดูแลให้บุคลากรลงมือปฏิบัติงานจริงโดยให้คำปรึกษาแนะนำอย่างใกล้ชิด การ coaching นี้ อาจหมายความรวมถึงการเป็นพี่เลี้ยง ซึ่งไม่จำเป็นต้องสอนเฉพาะเรื่องงานเท่านั้นอาจรวมทั้งเรื่องเกี่ยวกับคน หรือการวางตัวในองค์การด้วยก็ได้

-.การสอนงานหรือนิเทศงาน (Job Instruction/Job Supervision)

หมายถึงการที่ผู้บังคับบัญชา สอนงานให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสังกัด โดยเน้นถึงการแบ่งงานออกเป็นขั้นตอน และการที่ผู้บังคับบัญชา จะต้องสาธิตหรือแสดง วิธีปฏิบัติงานให้เข้าใจก่อน แล้วจึงควบคุมดูแลให้ปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง

3. กิจกรรมด้านการวางแผนพัฒนาอาชีพ (Career Path หรือ Career Planning)

เป็นแนวทางการ พัฒนาบุคลากร ซึ่งจะต้องเป็นนโยบายขององค์กร เพราะจะต้องครอบคลุมบุคลากรทุกระดับและทุกสายงาน นั่นคือ เป็นการวางแผนการพัฒนาบุคลากรให้มีความก้าวหน้าในสายงานอาชีพที่ครองอยู่ โดยระบุว่า บุคลากรแต่ละตำแหน่งงาน จะต้องได้รับการ ฝึกอบรมเพื่อพัฒนาความรู้ หรือทักษะในด้านใดและเมื่อใด จึงจะได้รับการพิจารณาให้เลื่อนระดับตำแหน่งที่สูงขึ้นได้ โดยฝ่ายบุคคลขององค์กรนั้นอาจเป็นผู้รับผิดชอบจัดกิจกรรมในการพัฒนานั้นให้ อาทิเช่น

-.การฝึกอบรมเฉพาะระดับ (Pre-promotion training) – จัดให้เฉพาะบุคคลซึ่งดำรงตำแหน่งอยู่ในระดับที่อยู่ในข่ายที่จะเลื่อนระดับตำแหน่งสูงขึ้นได้

-.กิจกรรมก่อนเลื่อนตำแหน่งอื่น ๆ เช่นการทดสอบ,การมอบให้ทำงานวิชาการเช่น การเขียนรายงาน หรือโครงการ

4. กิจกรรมร่วมระหว่างพนักงาน มีกิจกรรมหลายชนิดที่องค์การอาจส่งเสริมให้พนักงานกระทำร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยอาจมีจุดมุ่งหมายหลัก ในการร่วมกัน พัฒนางาน หรือคุณภาพชีวิตการทำงานด้วยตัวของพนักงานเอง แต่ผลพลอยได้ที่สำคัญ คือ การพัฒนาตัวพนักงานเองในหลายๆ ด้าน ทั้งในด้านการทำงานเป็นทีม

การสร้างทักษะในการคิดวิเคราะห์เพื่อแก้ปัญหา การรู้จักใช้ความริริเริ่มสร้างสรรค์ ตลอดจน การสร้างนิสัยในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นประโยชน์ ฯลฯ กิจกรรมดังกล่าวนี้มีหลายชนิด

อาทิเช่น

  • กิจกรรมกลุ่มคุณภาพงาน หรือ Quality Control
  • กิจกรรมข้อเสนอแนะ
  • กิจกรรม 5 ส.

อย่างไรก็ดี กิจกรรมเหล่านี้ จะนำมาปรับใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อใ ช้ให้ตรงกับจำนวนของบุคลากรภายในองค์กร และองค์ประกอบอื่นๆเช่นวัตถุประสงค์องค์กรกลุ่มเป้าหมายขององค์กรด้วย

หากคำนึงถึงองค์ประกอบทั้งหมดที่กล่าวมา ผลสำเร็จของกิจกรรมที่เรานำมาใช้ในการอบรม ก็ย่อมประสบความสำเร็จได้อย่างแน่นอน